高效工作(3)- 方法


工作是以结果导向,工作中我们要保持目标感,做正确事这才能保证“高效”工作,即以目标驱动,总是专注于做规划和计划中的事情 (相反 问题驱动,工作只是为了解决问题,永远都是忙于解决bug/完成task)。

而下面整理的一些辅助工作的工具/方法论,是为了工作过程的高效展开。


SWOT分析法 – 做选择

意义:帮您清晰地把握全局,分析自己在资源方面的优势与劣势,把握环境提供的机会,防范可能存在的风险与威胁,对我们的成功有非常重要的意义。

  • Strengths:优势
  • Weaknesses:劣势
  • Opportunities:机会
  • Threats:威胁

PDCA循环规则 – 项目管理

意义:每一项工作,都是一个PDCA循环,都需要计划、实施、检查结果,并进一步进行改进,同时进入下一个循环,只有在日积月累的渐进改善中,才可能会有质的飞跃,才可能完善每一项工作,完善自己的人生。

  • Plan:制定目标与计划
  • Do:任务展开,组织实施
  • Check:对过程中的关键点和最终结果进行检查
  • Action:纠正偏差,对成果进行标准化,并确定新的目标,制定下一轮计划

5W2H2R – 明确工作任务

意义:做任何工作都应该从5W2H2R来思考,这有助于我们的思路的条理化,杜绝盲目性。我们的汇报也应该用6W2H,能节约写报告及看报告的时间。

  • 5W -> why, who, when, where, what: 为什么要做,希望谁,在什么时间,什么地方,完成什么事情
  • 2H -> how, how much: 希望怎么做,做到什么程度
  • 2R -> resource, result: 有什么资源支持,希望获得什么结果

SMART – 制定明确的目标

意义:人们在制定工作目标或者任务目标时,考虑一下目标与计划是不是SMART化的。只有具备SMART化的计划才是具有良好可实施性的,也才能指导保证计划得以实现。

  • S代表specific(具体的),思考为了实现目标,你的行动计划是否清晰?
  • M代表measurable(可衡量的),思考该用什么衡量是否实现了目标?也就是说,你定的目标最好是可观测的,客观的,而不是主观的。
  • A代表achievable(可实现的),思考目标实现的可行性有多大?R代表relevant(相关性),思考目标是否和其他目标具有关联。
  • T代表time-related(有时限的)。人为的设置计划时间轴,什么时间开始?什么时间结束?什么时候又是计划的关键节点?

5whys – Root Cause Analysis根因分析

  • 直接原因
  • 间接原因
  • 根本原因
    • action: 临时解决问题
    • action: 预防问题再次发生

SCQOR – 讲故事

  • Stiuation(设定状况)这一步要介绍主角,交代清楚最初的背景和稳定状态。这个状况要符合读者的认知水平,引起对方的认同感,以便让他期待接下来的情节发展。
  • Complication(发现问题)发现问题的阶段,要说明问题是如何破坏了之前的稳定状态,确定问题类型。可以利用高杉法。
  • Question(设定课题)确定对于主角而言最重要的问题是什么。课题要根据问题类型来设定。例如,你遇到的是预防隐患型问题,就要假设不良状态,分析诱因以及提出预防策略。
  • Obstacle(克服障碍)描写方案、实施过程,并描绘如何克服困难。我们在设定课题后,需要付诸行动去解决问题。有时候,解决问题不是一蹴而就,而是不断试错的过程。所以,文章中有时需要提出多个解决方案。这一步是整篇文章的核心。
  • Resolution(解决收尾)在结尾部分,问题和冲突都得以解决,失去的平衡状态也恢复如常,甚至更好。

SCQ一般作为故事的导入,O为故事的中心,R则是故事的结果。

STAR – 成果简述法则

  • Situation - 背景
  • Task - 自己完成的任务
  • Action - 为了完成任务自己做了哪些工作,是怎么做的
  • Result - 自己的贡献

高杉法 – 解决问题的方法

  1. 发现问题。
    • 问题定义为“现状与期待之间的落差”,主要分为三类:
      • 恢复原状型问题:分析原因,提出修复措施。
      • 预防隐患型问题:分析诱因,提出预防策略。
      • 追求理想型问题:确定现状和理想状态,提出实施方案。
  2. 设定具体课题:确定主要问题,问题类型不同,课题对应的领域也不同。
  3. 列举替代方案:头脑风暴法,只管提出想法,现场不能评价。
  4. 评价各种替代方案:确定评价条目与评价标准,优势劣势,风险等都需要评估。
  5. 实施解决策略:确定实行步骤,保证策略实施的有效性,做到言行合一

波利亚 – 怎么解题

  1. 弄清问题
    1. 未知是什么;已知是什么;条件是什么
    2. 复述这个问题;画张图
  2. 拟定方案
    1. 寻找问题的解法:寻找未知数和已知数的关系,不能直接得出结论,需要引入辅助问题。
    2. 联想
      1. 是否解决过类似的问题? 是否知道一个用的上的定理?
    3. 变化题目
      1. 回到定义:重新检视题目中出现的名词的概念,是否利用了所有的数据和条件?
      2. 辅助题目:通过特殊化、普遍化 或类比 等方法创造简单易行的新题目来帮助思考。通过解决一个相关的容易解决的问题,例如特殊的,类比的一个问题
      3. 辅助题目:旨在促进求解原题而引入的题目称为辅助题目
      4. 分解和重组:将题目拆成一小块一小块,判断主次、然后专注于某一块,深入研究其细节,避免被其他小块干扰,最后将这些细节尝试通过新的方式拼起来。
  3. 实行计划
    1. 实现求解计划,检查每一个步骤
    2. 是否能看清和证明每一步的正确性
  4. 总结回归
    1. 验算所得到的解,检查认证
    2. 能不能把结果和方法应用于其他问题