高效工作(1)- 时间管理


work-life balance很难做到,这就要求我们坚持去做不断提高工作效率而不是简单的通过加长工作时间来实现工作的提升。

时间管理的本质是为了提高时间的使用效率,不是为了节省时间,而效率的本质是提高投入产出比,即提高单位时间内产生的收益。

一个人每天的精力是有效的,为了收益最大化, 我们需要从一下几个方面着手:

(1). 减少不必要的精力损耗, 保持专注;  
(2). 注重投入产出比;  
(3). 休息放松,激励充电;  
(4). 回顾复盘,进一步提升效率。  

下面总结了一些提高时间使用效率的方法:


每日工作流

1、要每时每刻想着单位时间里收益最大的动作是什么。在为梦想拼搏的时候,也是如此。

2、每次只干一件事

    专注非常有好处,面对multi-tasking的情形,事情也要一件一件来处理,把所有人物都打开对我自身效率的效率的提升毫无用处。 
    关于如何处理multi-tasking,CPU调度方式已经给了我们最好的答案。Round-robin scheduling + priority。
    全身心投入:不论在做什么,专心致志的把眼前的事做好,再去想别的。

3、通勤路上思考今天要做的事情,以及预期今天能完成的事项达成的结果,上午优先处理 “最不愿做的事情”。

4、及时处理每一项任务,在以下三个选项中给每一项工作选择一项
(1)立即采取行动;(2)撇开或放弃;(3)将其纳入以后采取进一步行动的清单

5、每天结束时回顾你完成的任务,借此改善心情,提高积极性。

6、计划明天的待办事项列表,借此清理思绪,保存意志力。

7、生活节奏不能乱

该睡觉就睡觉,该吃饭就吃饭,该干活干活,该看书看书,该玩就玩。
Life is not a sprint, it is a marathon。

重要紧急四象限

1、最重要但不紧急的事情是你应该长期坚持每天必做的,最简单方法是把这类事情安排成每天一起床就做,这样才容易坚持下去。

2、最重要最紧急的事情会反复或经常出现,出现就要立即处理,但不管你如何处理,说白了这些事情都是你的日常工作而已,在当天很重要,而放大到一个月、一年,大都是无足轻重的小事,并不是真正重要的事情。思考一下问题发生的原因,如何避免。考虑是否可以优化和精减。
反思: 这种情况偶尔出现无所谓,但如果经常出现,就说明你或公司在某个环节出现问题了,最好做出一个选择:

  • 去寻找问题产生的原因想办法去避免
  • 提升个人处理问题的能力
  • 形成一个完善应对流程
  • 授权或转给他人
  • 离开这个环境,总是重复遇到类似的问题而无法解决,那是浪费时间和生命,换个环境重新开始吧

3、不重要但紧急的事情:有空闲时间再做,能拖就拖或转给别人,考虑是否可以优化和精减。

4、不紧急不重要的事情:尽量不做或拖延。

但是有些事情我们很难去评估其重要或紧急程度,而时间管理最终就是关于如何做出较好的选择。

2分钟法则

当你遇到一件必须要做的事情时(比如,当你接到你一封必须回复的邮件),如果这件事两分钟内可以完成,就着手去做吧;如果超过两分钟,那就以后再安排时间完成。

正视你拖延的工作

每个人的待办事项列表上,都有某些令人困扰但又总是甩不掉的项目。
因为这样或那样的原因,这些项目令我们感到不舒服,因此,我们不断拖延。这会带来内疚感,进而造成心理上更大的不适,反过来让我们更想要避免处理这些项目。这种自我挫败行为在拖延的“恶性循环”中会造成焦虑和回避。

心理疏导:
我有拖延症。但并不是因为我懒惰,而是因为我最需要完成的工作在某些方面让我觉得不太舒服(有时候可能很严重)。

积极行动:
摆脱拖延恶性循环,在每个工作日结束时,找出你所回避或感觉不舒服的任务。
把这些任务分成更容易处理的小任务,在第二天的待办事项列表中添加处理这些工作的后续步骤。

反馈提升

通过纸笔来记录自己每一次的分心原因

  • 有意识地提醒自己在记录,能降低分心次数
  • 了解自己的分心原因

减少你的分心机会,最常见的分心原因如下:(见招拆招)

  • 身体不舒服
  • 手机上的各种通知
  • 浏览器,各种软件的弹窗
  • 正在做的事情枯燥无味(让它变得有意思?)
  • 桌面上物品过多
  • 目标不明确,无法衡量
  • 同时做的事情过多
  • 压力过大,情绪烦躁
  • 没有具体期限或时间限制
  • 周围同事或客户经常打断当前工作

定期复盘

  • 每周对你的存储和生产率系统进行检查,时间都花费在哪里了?
  • 至少每个月一次对你的长期目标进行重温